ストレングスファインダー

ストレングスファインダー®規律性のタスク整理

ストレングスファインダー

思えばぼくの人生は、いかに効率よく、ストレスなくタスクを捌くかを研究し続けてきた歴史でした。

タスク管理の手法として有名なGTD(Getting Things Done)の本は当然読みましたし、
タスク管理ツールは10年以上前に Remember The milk を使ったことを皮切りに、Toodledo、Nozbe、タスクシュート、たすくま、Jooto、Todoist、Trello、Asanaなど、あらゆるものを使ってきました。

そして、最近思うのは、どんな手法やツールを使っていても大切なのはタスクを整理する時間を確保しておくことだということ。

規律性は意志力を温存するため環境を整えることが得意。
今回はぼくが日頃行っているタスク整理のルーティーンを紹介します!

前提として、ここで対象にしているのは仕事のタスクだけです。
また、ぼくはパソコンをメインに使う仕事をしていて、タスクはカレンダーアプリで管理しています。

みなさんは自分の好きなタスク管理ツールがあると思いますので、
ここで紹介する内容で真似しよう!と思ったものがあれば、今のツールで同じことをしてもらえれば大丈夫です。

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1日の終わりにすること(日次レビュー)

ぼくは1日の終わりに、その日のタスクを振り返り、今後のタスクを整理する時間を30分確保しています。
この時間のことを日次レビューと呼んでいます。
なので、月曜日~木曜日のカレンダーには「日次レビュー」という予定が30分入っている状態です。(あとで紹介しますが、金曜日には週次レビューの予定が入っています。)

日次レビューで行っていることは以下のとおり。

  • 今日のざっくり振り返り
  • メールの送信BOXの整理
  • 明日のスケジュール整理

具体的にはこんなことをしています。

今日のざっくり振り返り

カレンダーで1日のタスクを振り返って、どれぐらい時間がかかったのか、余実に大きな乖離が生じたタスクはあったか、といったことをざっくり確認します。
大きな気付きや改善点があればメモを残すけど、小さい内容はどこにもメモしません。
それでも、頭の中に蓄積されていくものがあって、予定の精度はどんどんあがっていきます。

メールの送信BOXの整理

これは、メールの送信BOXの中に残っているメールのうち、完了している案件を、担当している会社ごとに作成しているフォルダに移動させる作業です。
なので、この作業が終わっあとは、送信BOXに残っているメールは、相手からの返信を待っている状態のメールのみになります。

明日のスケジュール整理

事前に1週間分のスケジュールを立てていますが、今日発生したタスクなどを踏まえて明日のスケジュールを整理します。
この作業をしておくことで、明日はカレンダーに書いてあるタスクを淡々と進めていけばよい状況ができあがります。

1週間の終わりにすること(週次レビュー)

1週間の終わりにも、1週間を振り返って、今後のタスクを整理する時間を確保しています。
こちらは対象期間が長くなるので、時間は1時間取っています。
ぼくはこの時間を週次レビューと呼んでいます。
なので、毎週金曜日にはカレンダーに「週次レビュー」という予定が1時間入っている状態です。

週次レビューで行っていることは以下のとおり。

  • 経費申請
  • ざっくり今週の予実確認
  • 手書きのメモ、会議・外出予定を見てタスクの把握漏れがないか確認
  • デスクトップのファイルを整理
  • メールの受信BOXと送信BOXの整理
  • 翌週と翌々週のスケジュールを整理

それぞれ具体的にはこんなことをしています。

経費申請

これは単純な経費精算。月末にまとめて対応すると領収証がごちゃごちゃしたりするので週次で対応するようにしています。

ざっくり今週の予実確認

日次レビューでも同じことをしていましたが、今度は1週間の予実をざっくり振り返ります。
割り込みのタスクが発生しているなら、それは本当に割り込みタスクなのか?それとも自分が予定に組み込み忘れていただけなのかを考えます。
とはいえ、あくまでもざっくり。あんまり時間をかけすぎると毎週続けられないので。

手書きのメモ、会議・外出予定を見てタスクの把握漏れがないか確認

これはタスクの把握漏れがないかを確認するための作業です。
まず、手元にある手書きのメモをみて、タスクとして把握しておかなければいけないものが残っていないかを確認します。
次に、カレンダーアプリで1週間の会議と外出の予定を確認して、そこで発生したタスクを把握し忘れていないかを確認します。

デスクトップのファイルを整理する

続いて、パソコンのデスクトップを整理します。
デスクトップに置いていいのは仕掛中のファイルだけ。
完成したファイルは担当する会社ごとのフォルダに移動します。
一時的に作成したけれどもう不要なファイルは削除します。
こうすることで、翌週出社したときには、作業が必要なファイルだけがデスクトップに置かれている状態になります。

メールの受信BOXと送信BOXの整理

日次レビューではメールの送信BOXを整理しましたが、週次レビューでは受信BOXも整理します。
受信BOXにあるメールのうち、完了している案件は担当している会社ごとに作成しているフォルダに移動させるます。
なので、この作業が終わっても受信BOXに残っているメールは、ぼくがボールを持っているメールのみになります。

翌週と翌々週のスケジュール整理

ここまで整理が済んだら、最後に翌週と翌々週のスケジュールを整理します。
週次レビューで新たに見つけたタスクを組み込む作業です。
また、1ヶ月先の予定を確認して、その準備に必要な作業も組み込みます。

この作業をすることで、来週はカレンダーにあるタスクを進めるだけで仕事がうまく進む状態になります。

タスクに集中できるように地ならしをしておきたい

ぼくがやっていることは、翌日に目の前のタスクだけに集中してOKという状態にするための地ならしです。
「他に何かしなきゃいけないことがあったっけ?」とか、「次に何をするのがいいのかな?」いうことを考えることに意志力を使いたくないんですね。
そのためには、日々しっかりとレビューの時間を確保して、タスクを整理することが大切です。

このレビューの時間を飛ばして翌日や翌週を迎えてしまうと、優先順位の分からないタスクがあったり、対応が終わったかどうか分からないメールがあふれかえったりと、タスク管理が一気に崩壊しちゃいます。レビューをタスクと捉えて時間をとっておくことをおすすめします!

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ぐっちー

大学受験勉強なし、30歳から英語の勉強を初めてTOEIC860点に到達しました。特に初級者~中級者に向けて、TOEICの学習方法をお伝えすることができます。最近はOculusQuestにハマっています!詳細のプロフィールと、当ブログの紹介はこちら

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